nl | fr
MederiKrant: e-ID-registratie via tablets in de thuisverpleging - zij zetten de stap

MederiKrant: e-ID-registratie via tablets in de thuisverpleging - zij zetten de stap

Go digital!

Jullie praktijk is al enige tijd gestart met het gebruik van digitale werklijsten en verpleegdossiers via een tablet, waarom?

KLAVERTJE VIER: Enerzijds de verplichting te moeten overstappen naar digitale dossiers, anderzijds omwille van de transparantie die de werking binnen de praktijk ten goede komt en het minder sleuren met papieren om dossiers aan te vullen.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Zo hebben we de mogelijkheid om korter op de bal te spelen. Ook de gedeelde verantwoordelijkheid door zelfstandige verstrekkers en een betere registratie van de dossiers speelden mee in onze beslissing. Maar vooral om ons als praktijk toekomstgericht vroegtijdig te positioneren.

Waren de collega’s enthousiast om naar dit systeem over te gaan?

KLAVERTJE VIER: De jongere generatie wel, 40-plussers iets minder, 50-plussers absoluut niet! Maar uiteindelijk is dit een keuze geweest op praktijkniveau.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Er waren uiteraard voor- en tegenstanders, maar dit was een keuze die vanuit de ‘groep’ werd genomen.

Hoe stond men tegenover de investering van de tablet 4G?

KLAVERTJE VIER: Enerzijds de meerwaarde voor de werking van onze praktijk, anderzijds ook het feit dat dit een beroepsonkost is. We willen samen als praktijk de kwaliteit verhogen, ook administratief. Daarom werd er zelfs rekening mee gehouden dat wanneer iemand deze investering niet wou maken, hij of zij mogelijk geen deel meer zou kunnen uitmaken van het team.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: De meeste mensen hadden al hun tablet. We hebben zelf wat opzoekingen gedaan naar prijs/kwaliteit, maar iedereen zag de investering wel in. Een echte keuze is er niet, vroeg of laat dienden we toch de overstap te maken.

Hebben jullie ondersteuning en opleiding gekregen?

KLAVERTJE VIER: Zeker! We kregen ook de mogelijkheid om vooraf een praktijk te volgen die al met de tablets werkte.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Mederi heeft opleiding en ondersteuning gegeven. In het begin hebben verstrekkers zich ook zelf soms tot de helpdesk gericht voor bijkomende info. Nu bespreken we de toepassing ook op een overleg, om elkaar te helpen en tips en tricks te delen.

Het digitaal gebruik

Hebben jullie op een bepaald moment dubbel gewerkt, papier en digitaal?

KLAVERTJE VIER: We werken nu enkel nog dubbel voor zaken die nog niet synchroniseren met ons hoofdprogramma. Bijvoorbeeld: voetinspectie binnen een diabetesdossier. Elke diabeet heeft nog een papieren dossier voor de opvolging van de glyc + zonerotatie + 2x/maand voetinspecties. Er verloopt veel digitaal maar sommige papieren kunnen we nog niet weglaten. Voor sommige zaken gebruiken we ook nog een Dropbox-toepassing.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Stap per stap, eerst de aanvinkingen van geplande prestaties ofwel de werklijst, dan de zorgdossiers, ... Er is nog een schriftje voor multidisciplinair gebruik bij de patiënt met parameters, medicatiefiche, ...

Zijn er (administratieve) taakverschuivingen geweest in het team?

KLAVERTJE VIER: Er is een extra hulp in de coördinatie en één collega die zich toespitst op het aanvullen van gegevens in de digitale dossiers.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Iedereen heeft meer verantwoordelijkheid gekregen. Er is meer opvolging nu. Bijvoorbeeld bij Katz en attesten waarbij verlengingen nodig zijn. Voorheen was dit een rol van de coördinator, nu moet men de verlengingen zelf doorgeven. Wat men niet doorgeeft kan een gevolg hebben in facturatie.

Kan iedereen alles doen in het programma?

KLAVERTJE VIER: Neen, het programma voorziet beperkingen omdat we rollen kunnen instellen per gebruiker.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: De rechten zijn inderdaad rolgebonden. Toerverantwoordelijken kunnen wel iets meer.

Merk je dat de zorgdossiers beter worden bijgehouden? Kon je dit voorheen minder opvolgen?

KLAVERTJE VIER: Papieren dossiers kon ik enkel inkijken wanneer ik zelf langsging of wanneer het dossier werd binnengebracht omdat de zorg was afgerond. Nu kan ik de aanvulling van de dossiers dagelijks mee volgen en korter op de bal spelen.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Het is een verbetering! Het hangt wel nog af van de persoon en de ronde, maar globaal kan ik dit nu beter opvolgen. Er is ook door de verstrekker een betere opvolging in de planning.

Technische issues

Is er een noodscenario bij panne om de permanentie te garanderen?

KLAVERTJE VIER: Dagelijks ontvangt iedereen een mail met de werklijsten van iedereen om in nood op terug te vallen.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: De werkwijze van ‘vroeger’ is nu het alternatief, we kunnen werklijsten nog doormailen en uiteraard is er nog steeds de mondelinge briefing tussen verstrekkers.

Hebben jullie problemen ondervonden? Kinderziektes in de software?

KLAVERTJE VIER: Verschillende. Deze werden opgelijst en opgevolgd in combinatie met een andere praktijk, Mederi deed de opvolging.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Offline werken verloopt niet 100%, al kan dit met onze regio te maken hebben. Er zijn momenteel verschillende testen lopende.

Werkt het geheel voldoende om enkel hiermee op ronde te gaan en de administratie actueel te houden en de permanentie?

KLAVERTJE VIER: Bepaalde zaken moeten nog beter synchroniseren. Plotse aanpassingen in de werklijst moeten in dubbel nog per mail of sms doorgegeven worden omdat we niet 100% kunnen rekenen op een volledige synchronisatie bij aanvang van de rondes door een slechte internetverbinding.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Soms is het moeilijk werken in bepaalde dorpen omwille van het internet. Soms legt men de tablet dan opzij om achteraf, thuis op de pc, te registreren.

Wat met de 4G in jullie regio?

KLAVERTJE VIER: Geen problemen!

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Kleine dorpjes zijn soms moeilijk in onze regio. We gaan nu verschillende internetproviders uitproberen.

Krijgen jullie vlot ondersteuning bij problemen?

SAMEN: Ja, door de helpdesk van Mederi!

Wat als je toestel morgen stuk is?

KLAVERTJE VIER: De praktijk kocht een reservetoestel aan dat onze thuisverpleegkundigen kunnen uitlenen.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Ook bij ons. De firma voor ons programma biedt ook een tablet aan met vervangtoestel.

(Virtuele) opvolging

Als coördinator moet je nu ook meer virtuele opvolging doen, en moet de opmaak van zorgplanningen zo actueel mogelijk zijn, voorziet je programma de mogelijkheden om rapporten en overzichten te verkrijgen?

KLAVERTJE VIER: Ja, maar ik werk er nog niet voldoende mee om me daarover uit te spreken.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Ja, ‘Alarmen’ brengen zaken onder de aandacht en er zijn al heel wat rapporten die we kunnen genereren.

Merk je nood tot verbetering hierin?

KLAVERTJE VIER: Een overzicht van de zorgcodes die worden afgevinkt maar niet voorzien van dagobservaties zou zéér welkom zijn!

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Het programma voorziet vele opvolgingsmogelijkheden. In de toekomst zal het wel handig zijn om een rapport te krijgen of er + 90% van de bezoeken via e-ID werden ingelezen. We kunnen deze zaken via Mederi doorgeven aan de firma.

Jullie zijn in theorie klaar voor oktober 2017. Nemen jullie heden de tablet effectief mee bij de patiënt of blijft deze weleens in de wagen?

KLAVERTJE VIER: Afwisselend, sommigen nemen hem steeds mee terwijl anderen hem al eens in de auto laten.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Sommige verstrekkers voelen het aan als een grotere tijdsinvestering maar eigenlijk is dit niet zo. Waar men vroeger pen en papier nam, is het nu de tablet en toetsenbord. We moeten niet ineens meer registeren, maar het is wel een andere vorm van registreren.

Hoe reageren patiënten?

KLAVERTJE VIER: Sommige missen onze papieren dossiers om eens een kijkje in te nemen.

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Op de ‘buiten’ zijn er wel reacties maar ze begrijpen de evolutie en verplichtingen die er zijn.

Zou je nog terugkeren naar de periode voorheen?

SAMEN: Absoluut niet, het is een verbetering in administratie en opvolging!

e-ID registratie

Doen jullie reeds de e-ID registratie of moet deze laatste stap nog volgen?

KLAVERTJE VIER: We zijn gestart op 1/4/2017 en zijn intussen klaar voor oktober! ;-)

TEAM THUISZORG INGE LOOS: We moeten dit nog overleggen in groep, maar dat zal snel gebeuren.

e-ID registratie is nu nog niet verplicht, vanaf oktober zullen heel wat richtlijnen en voorwaarden van toepassing worden. Hoe kijk je hier naartoe?

KLAVERTJE VIER: Positief, elke vooruitgang die we maken ervaar ik als positief. Het zal waarschijnlijk wel opnieuw wat organisatie en planning inhouden, maar we zijn niet aan ons proefstuk toe!

TEAM THUISZORG INGE LOOS: De vroege positionering die we genomen hebben maakt dit positief, we zijn al goed op weg!

Denk je dat je de e-ID steeds kan registreren?

KLAVERTJE VIER: Niet met zekerheid …

TEAM THUISZORG INGE LOOS: Dat is moeilijk in te schatten, maar men doet dit al bij de arts, apotheek, ... Het zal een kwestie zijn van ‘opvoeden’.

Gaan jullie de patiënten extra informeren rond de verplichtingen of waarom dit moet (Mederi voorziet in juni sowieso een folder met de nodige uitleg voor de patiënt)?

SAMEN: Bij alles wat we doen, geven we graag een woordje uitleg. Ook nu informeren we hen al!

Assist
Comfortlift
CBB Leuven
SCA
Volvo Cars
Zorgpunt
AMMA
Precura
Coloplast
Tops